Bordro Yazılımını Değiştirmek Avustralya’da Çalışanların Eksik Ödeme Riskini Azaltabilir mi?

Risk ve uyumluluk uzmanı Tom McLeod ile konuşun; o size işverenlerin, çalışanları söz konusu olduğunda iki ana sorumluluğu olduğunu söyleyecektir.

Birincisi onları çalışırken güvende tutmaktır. İkincisi? Onlara uygun ve doğru bir şekilde ödeme yapmak.

Avustralya’da son 30 yılda sağlık ve güvenlik iyileşirken, çalışanlara uygun şekilde ödeme yapmak büyük bir sorun haline geldi. İşverenlerin çalışanlara eksik ödeme yaptığı vakalar düzenli olarak ortaya çıkarılıyor ve bu da kasıtlı ‘ücret hırsızlığı’ ile mücadele etmek için tasarlanan yeni yasaların ortaya çıkmasına yol açıyor.

Maaş bordrosu uyum firması Yellow Canary’nin baş risk sorumlusu McLeod, Avustralya’nın ödül sisteminin maaşlı çalışanları karmaşık hale getirebileceğini söyledi. Ancak bordro sistemlerini değiştirmenin sorunu tek başına çözmeyeceğini söyledi ve çözüm olarak bağımsız bordro doğrulamasını önerdi.

Avustralya’nın çalışanların eksik ödeme sorunu ne kadar büyük?

Avustralya birkaç yıldır eksik ödeme sorununun farkına varıyor. İlk olarak 2015 yılında ortaya çıkan 7-Eleven’ı ilgilendiren bir vakayla başlayan McLeod, soruna ilişkin farkındalığın hem toplumda hem de hükümette arttığını ve bunun daha fazla vakanın keşfedilmesine yol açtığını söyledi.

BAKINIZ: Bordro uyumluluğunu sürdürmek için en iyi uygulamalar

Ödenmemiş ücretlerin tahsilatından sorumlu düzenleyici kurum olan Fair Work Ombudsman, 2022-23’te 251.475 işçi için 509 milyon AUD (336 milyon ABD Doları) tutarında geri ödeme yapıldığını söyledi. Bu, yarım milyar dolardan fazla paranın geri kazanıldığı üst üste ikinci yıldı.

Avustralya’da yüksek profilli eksik ödeme vakaları yaşanıyor

Yakın zamanda yaşanan bir olayda, Avustralyalı hukuk firması Slater & Gordon, 2011 sonu arasında yarı maaşla izin alan bazı mevcut ve eski personel için tahakkuk eden izin oranında 300.000 Avustralya Doları (198.000 ABD Doları) tutarında bir sorun keşfettikten sonra Fair Work’e bildirimde bulundu. ve 2023’ün ortası.

Bu, üniversitedeki eksik ödeme krizinin yanında gölgede kalıyor. Ulusal Yükseköğretim Birliği, 30 üniversitenin 203 milyon AUD (134 milyon ABD Doları) tutarında eksik ödemeyi doğruladığını, dokuz üniversitenin ise şüpheli eksik ödemeler için 168 milyon AUD (111 milyon ABD Doları) ayırdığını söyledi.

Tarihi eksik ödemeler listesinde, binlerce çalışanına 300 milyon dolar (198 milyon ABD doları) kadar eksik ödeme yapan süpermarket devi Woolworths ve 2020’de çalışanlarına 7,1 milyon Avustralya doları geri ödeme yapmak üzere uygulanabilir bir taahhüdü kabul eden havayolu Qantas yer alıyor. (4,7 milyon dolar).

Fazla ödemeler bordro denetimleri sırasında da ortaya çıktı

Avustralya’daki işverenler de düzenli olarak çalışanlara fazla ödeme yapıyor. Avustralya Bordro Birliği, uzun vadede işletmelere eksik ödemeler kadar maliyetli olmasa da, bordro uyumluluk kontrollerinin %70’inde fazla ödeme tespit ettiğini söyledi.

McLeod, ödemeler sorununun “büyük ya da küçük, hükümet ya da özel, listelenmiş ya da listelenmemiş, kâr amacı gütmeyen ya da kâr amacı gütmeyen” tüm Avustralyalı kuruluşları ilgilendiren bir sorun olduğunu söyledi. Fair Work’ün 22-23 iyileşmelerinin yarısından fazlası büyük kurumsal ve üniversite işverenlerinden geldi.

Avustralya’da neden eksik ödemeler bu kadar sık ​​yaşanıyor?

Avustralya’da maaşların eksik ödenmesi genellikle işverenlerin işleri yanlış anlamasından kaynaklanmaktadır. Bunun nedeni, Avustralya’nın, ödemelerin 122 modern ödüle, binlerce kurumsal anlaşmaya ve bireysel sözleşmelere dayalı olduğu “olağanüstü karmaşık” bir endüstriyel ilişkiler sistemine sahip olmasıdır.

Bordro yazılımı verimliliği desteklese de doğruluğu garanti etmez. İşverenler bu ortamda hata yaptığında, bu durum emeklilik veya Uzun Hizmet İzni gibi diğer Avustralya çalışan haklarına da yansıyabilir.

Çoğu şirket maaş bordrosunda bazı hatalar yapmış olacak

McCleod, bazı şirketlerin şirket içi ücret eşitsizliklerini araştırmak için “yeterince cesur” olduğunu, bazılarının ise öyle olmadığını açıkladı. Ve Sarı Kanarya perspektifinden bir kontrol yapıldığında “tamamen temiz bir sayfa bulmamızın çok nadir” olduğunu söyledi.

Bordro uyum hatalarının çeşitli nedenlerden dolayı keşfedilmesi muhtemeldir:

• İncelenen uzun tarihsel dönemler: Potansiyel bir sorun keşfedildiğinde, ödeme araştırmaları genellikle işverenler tarafından uzun yıllar boyunca yapılan çalışan ödemelerini inceler. Bu da tarihi hataların ortaya çıkma ihtimalini artırıyor.
• Manuel müdahaleler ve varsayımlar: Maaş bordrosunu yönetenler tarafından manuel değişiklikler ve varsayımlar yapılabilir. Bu, bordro sürecindeki verilerin bozulmasına neden olabilir ve uzun süre boyunca yanlış ödeme sonuçlarına yol açabilir.
• Belgelere güvenme: Geçmişte maaş bordrosu, bazen verilerin dijital olarak aranabilmesinden öncesine kadar uzanan kağıt sözleşmelere ve belgelere dayanıyordu. Bu, incelemeler yapılırken hata olasılığını artırır.

Bordro yazılımını değiştirmek doğru ödemeyi garanti etmez

Bordro birkaç yıldır dijitalleştirildi. Bu, bordro sürecinin artık şirket içinde yönetilen veya dışarıdan sağlanan iyi teknolojilere dayandığı anlamına geliyor. McLeod, “Mevcut ortamda otomatik yaklaşım dışında herhangi bir yöntemle bordro yapamazsınız” dedi.

BAKINIZ: Bordro yapmak için adım adım kılavuz (doğru yol)

Ancak bordro yazılımını yükseltmek eksik ödeme sorunlarını çözmez. McLeod, sistemlerin maaş bordrosunu kendilerine girilen verilere ve kurallara göre doğru şekilde hesaplayacak şekilde kurulduğunu ancak sorunların, özellikle süreç bağımsız olarak kontrol edilmediğinde, beslenen verilerden kaynaklandığını belirtti.

“[Changing systems] McLeod, bazen biraz Hail Mary’ye benziyor, diye açıkladı.

“İnsanlar şöyle düşünüyor: ‘Bu çok zor, yeni bir sistem kuralım ve sistemi uyguladığımızda tüm bunlar ortadan kalkacak.’ Yanılgıya düştükleri şey, sistemin sadece sosis yapma makinesi olduğu ve doğru ödemenin malzemelere, yani verilere ya da bunların eksikliğine bağlı olduğudur.”

Bu sorun, birden fazla sistemin dahil olması ve bağımsız denetimin olmaması nedeniyle daha da artmaktadır.

Bordro süreci birden fazla entegre sistemi içerebilir

Bordro birden fazla entegre sisteme bağlı olabilir. Örneğin bir üretim alanında, otomatik zaman ve devam sistemleri, manuel çalışan ara kaydı ve personel listesi sistemleri genellikle ilgili ödüle dayalı bir ödeme kuralı oluşturmak için birlikte çalışır.

İşverenler ve çalışanlar kontrolü yazılıma yaptırdı

McLeod, dijital sistemlerin kullanılmaya başlanmasıyla birlikte şirketlerin ve çalışanların, kendilerine ne kadar ödeme yapıldığının manuel olarak tekrar kontrol edilmesi konusunda dış kaynak kullandığını gördü.

McLeod, “Sistem bunu bizim için yaptığından hem işverenler hem de çalışanlar sorumluluklarımızdan kurtuldu” dedi.

Bordro uyumluluğu risklerini azaltmak için bordro yazılımınızı yükseltmeniz gerekir mi?

McLeod, bordro yazılımlarını yükseltmeden önce kuruluşların bunu neden yaptıklarını sormaları gerektiğini belirtti.

“Verimlilik istiyorsanız, piyasada çok sayıda sistem var, ancak sonuçta bordro uyumluluğu verimlilikle değil doğrulukla ilgilidir” dedi.

Çalışan ödemelerinin bağımsız iç veya dış doğrulamasını isteyin

İşverenler sürece bağımsız maaş bordrosu uyumluluk kontrolleri eklemeyi düşünmelidir.

McLeod, “Doğruluk sizin görevinizse, sistemde doğruluğu otomatikleştirebilecek ne tür bir düşünce bağımsızlığının bulunduğunu veya nerede hatalı olduğunuzu gösteren ürün raporlamasını sormalısınız” dedi.

Kendisi, işverenlerin bir önceki aya göre maaş artışlarını onayladığını görmüş olmasına rağmen, bunun herhangi bir sistemik eksik ödeme sorununun belirlenmesine yardımcı olmak için yeterli olmadığı konusunda uyardı.

Bazı şirketler ödemeleri bir Excel tablosunda doğrularken McLeod bunun “ölçeklenebilir veya tekrarlanabilir” olmadığını ve bir şirket soruşturulursa savunulabilir olmayabileceğini söyledi. Kuruluşun dışında yer alan, Yellow Canary tarafından sunulanlar gibi bağımsız ön ödeme doğrulama hizmetleri, çalışan ödemelerinin doğruluğunu düzenli olarak kontrol etmenin daha sağlam yollarıdır.

Avustralya maaş bordrosu krizi muhtemelen daha fazla işvereni yakalayacak

McLeod, Avustralya’daki bordro krizinin işletmelere zarar verebileceğini ve önümüzdeki 25 yıl boyunca bordro teknolojisindeki yenilikleri teşvik edebileceğini öngörüyor.

Bir uyumluluk sorunu olarak bunu, kuruluşların 2000 yılında bilgisayar tarih değişikliğini düzeltmesini gerektiren Y2K’ye benzetiyor. Tek fark? Bordro uyumluluğunun doğru şekilde sağlanması için bir son tarih yoktur, dolayısıyla bu, iş dünyası için kalıcı bir sorun olacaktır.

Ancak McLeod, işletmeleri bordro uyumluluğunu araştıracak kadar cesur olmalarının yanı sıra bağımsız ön doğrulama hizmetlerini de dikkate almaya çağırdı.

Her kuruluşun çalışanlarına uygun şekilde ödeme yapması gerekiyor” dedi. “Bir tabiri ödünç alırsak, bu zamanı gelmiş bir fikirdir. Bugün iş modelinizin Avustralya ortamında çalışanlara eksik ödeme yapmak olduğunu söyleyemezsiniz.”