Doğru yapıldığında faks çok güvenli bir iletişim aracıdır. Avukatlar ve doktorlar faksı kullanmaya devam ediyor; bunun nedeni belge güvenliği konusunda gevşek olmaları değil.
Hala faks kullanan çoğu şirket, güvenli belge iletiminin kritik olduğu sağlık ve finans gibi sektörlerdeki sıkı uyumluluk gereksinimlerini karşıladığı için bunu yapıyor.
Modern bulut tabanlı faks hizmetleri, hassas bilgileri korumak ve uyumluluğu sağlamak için şifrelemeyi, güvenli veri merkezlerini ve denetim yollarını kullanarak güvenliği artırır.
Yani evet, faks güvenlidir, kısa cevap bu.
Diğer iletişim kanalları gibi faks da üzerinde çalıştığı ağ kadar güvenlidir. Faks içeren bir iş telefonu hizmeti kullanıyorsanız altyapının güvenliğini sağlama konusunda endişelenmenize gerek yoktur; ancak yine de güçlü parolalar uygulamanız, MFA’yı etkinleştirmeniz, eski kullanıcı hesaplarını silmeniz vb. gerekir.
Her şeyi ayrıntılı olarak ele alalım.
Hassas bilgiler için faks güvenli midir?
Evet. Çek, kira sözleşmesi veya başka herhangi bir belgeyi fakslamak tamamen yasal ve güvenlidir. Noktadan noktaya aktarımın doğrudan bir aracı olan faks makineleri, hassas verileri aktarım sırasında üçüncü taraflara ifşa etmeden başarılı bir şekilde gönderebilir.
Aslında, fakslanan belgeler yasal olarak bağlayıcı kabul edilir ve korunan sağlık bilgilerinin (PHI) gizliliğini ve güvenliğini düzenleyen 1996 tarihli Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası’nda (HIPAA) düzenlenen onaylı iletişim yöntemleri arasında yer alır.
İster çevrimdışı ister internet üzerinden olsun, sağlığınızla ilgili gizli bilgileri fakslayan herhangi bir kuruluşun, gizliliğinizi korumak için yasal olarak katı prosedürler ve süreçler yürürlüğe koyması gerekir. Kısacası sağlayıcılar, verilerinize kimin erişebileceğini ve bunların nasıl iletileceğini kontrol etmek için izninizi istemek de dahil olmak üzere gerekli tüm adımları atmalıdır.
Sonuç olarak kayıtlarınıza yalnızca yetkili kişilerin erişmesi ve bunları fakslayabilmesi gerekir. İdari personelin faks numaranızın doğru olduğundan emin olmak konusunda son derece dikkatli olmaları ve gönderdikten hemen sonra faks numaranızı yeniden onaylamaları tavsiye edilir. Bu tür önlemler yalnızca gizli verilerinizi değil aynı zamanda işletmenin kendisini de ağır cezalardan korur.
Çoğu çevrimiçi iş faksı çözümü, hassas verilerinizi korumak için modern güvenlik önlemleri içerir. Barındırılan bu hizmetler genellikle faks iletimlerinizi şifreler ve verilerinizi Aktarım Katmanı Güvenliği’ni (TLS) kullanarak saklar ve güvenli bir bağlantıyı garanti etmek için iki kullanıcı bağlantı noktası arasında benzersiz bir “anlaşma” oluşturur.
İletim sırasında AES (Gelişmiş Şifreleme Standardı) 256 bit şifreleme, tüm verilerin güvende tutulmasını ve siber saldırılara karşı erişilemez olmasını sağlar. Bu güvenlik protokolü, verilerinizi hem insanlar hem de bilgisayarlar tarafından çözülemeyen bir koda dönüştürmek için simetrik bir algoritma ve 256 bitlik bir anahtar kullanır. Verilerinizi güvende tutmak için şifrelemenin nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi edinin.
Faks makinesiyle faks göndermek ne kadar güvenli?
İster analog ister dijital olsun, her faks gönderdiğinizde, tehlikeli bir güvenlik ihlali oluşturabilecek veri müdahalesi veya sızma fırsatları vardır. Geleneksel faks makineleri bir ofisin çevrimiçi ağına bağlı olmadığından, çevrimiçi bir dosya gibi “hacklenebilir” değildirler.
Her ne kadar bir sabit hat telefon dinleme yoluyla hacklenebilse de çoğu siber saldırgan dijital çerçevenizdeki zayıf noktaları arıyor.
Analog faksın gerçek zayıflığı, başlangıç ve alım noktalarında yatmaktadır. Örneğin, birçok faks makinesi her iletimin şifrelenmemiş elektronik kopyalarını sabit disklerinde saklar. Bazı durumlarda bu kopyalar şirketin paylaşılan faks sunucusuna yedeklenerek çevrimiçi müdahale potansiyeli yaratacaktır.
Diğer sorunlu alanlar arasında, alıcının faks numarasının yanlış çevrilmesi veya gelen faksın makinenin tepsisinde herhangi bir süre bekletilmesi gibi insan hataları yer alır. Herhangi bir faks çıktısını saklama veya parçalama yönteminiz de dikkatli bir şekilde değerlendirilmeyi hak eder; çünkü herhangi bir yanlış adım, yetkisiz bir kişinin hassas verileri elde etmesine yol açabilir.
Telefon şirketlerinin rolüne gelince, Federal İletişim Komisyonu (FCC) tarafından fatura bilgilerinize ve hizmet kullanımınıza ilişkin kayıtları güvence altına almaları gerekmektedir. Ancak faks hattınızdaki veya protokollerinizdeki herhangi bir ihlalden genel olarak sorumlu tutulmazlar.
Benzer şekilde FCC, internet sağlayıcılarının kişisel müşteri kayıtlarını korumasını ve ilgili ağ yönetimi protokollerini açıkça iletmesini talep eder. Bu tür özellikler genellikle verilerinizi meraklı gözlerden korumak için Wi-Fi Korumalı Erişim (WPA) şifrelemesinin en son yinelemesini içerir.
Bununla birlikte, bir saldırgan yine de şifrenizi ele geçirerek veya şirketinizin sunucusunda saklanan fakslara erişmek için kimlik avı dolandırıcılığı yaparak bilgilerinizi ele geçirebilir. Bir kez daha, sağlayıcınızın bu ihlallerde genellikle hatalı olduğu düşünülmez.
Faks sisteminizi gerçekten güvende tutmak, verilerinizin doğru ellere geçmesini sağlamak için ekstra önlemler almak anlamına gelir. Güvenli bir iletimi desteklemeye yönelik en iyi uygulamalar şunları içerir:
- Makineyi kullanabilecek tüm personel için erişim kodlarının ayarlanması.
- Alıcınızın belgeyi almak için hazır olduğunu onaylamak için önceden arama yapın.
- Paylaşılan bir sunucuda depolanan tüm bilgilerin düzenli aralıklarla şifrelendiğinden ve temizlendiğinden emin olmak için makinenin sabit sürücüsünün güvenliğinin sağlanması.
- Hassas verileri gönderirken HIPAA uyumlu bir kapak sayfası eklemek gibi ek protokolleri takip etmek.
- Herkese açık bir cihaz yerine yalnızca ofis alanınızın güvenli bir alanında bulunan özel makineleri kullanmak.
Söyleyeceğim son şey şu ki – ve bu sadece faks için değil, her teknoloji için geçerlidir – hassas bilgilere erişimi olan herhangi bir hesapta Multi-Factor Authentication’ın etkinleştirilmesinin önemli olduğudur. MFA, kimlik avı saldırılarını önlemenin kolay ve etkili bir yoludur.
Herkese açık bir faks makinesinden faks göndermek güvenli midir?
En yakın FedEx mağazasına veya otel iş merkezine faks göndermek cazip gelse de, halka açık bir cihazdan yapılan tüm iletimlerin makinenin sabit diskinde saklanabileceğini ve bu bilgilerin korsanlığa açık olduğunu unutmayın. Bunun gibi acil bir durumda, güvenli bir çevrimiçi faks hizmetinin kullanılması, iletilen verileri korumanın mümkün olan en iyi yolu olarak kabul edilir.
eFax gibi bazı hizmet platformları, yalnızca ara sıra belge göndermesi gereken kullanıcılar için ücretsizdir.
Bir internet ağına erişemiyorsanız ve analog faks makinesi tek seçeneğinizse, gizliliğinizi elinizden geldiğince korumak için belirli adımları atabilirsiniz. Daha önce hiç yapmamış olsanız bile faks makinesini kullanmak kolaydır. Gizli bilgilerin iletildiğini belirten yasal bir sorumluluk reddi beyanı içeren bir faks kapak sayfası eklediğinizden emin olun. Faksı hemen ele geçirebilecek durumda olduklarını doğrulamak için alıcıyı önceden arayın.
BAKIN: Başlarken yardıma ihtiyacınız varsa bu ücretsiz faks kapak sayfası şablonlarına göz atın.
Alındığının teyidi de dahil olmak üzere, kayıtlarınız için tüm iletimin kopyalarını sakladığınızdan emin olun. Ek bir koruma olarak, mevcut tüm ofis personeline sabit disk temizleme protokollerini sorun.
Çevrimiçi bir hizmet aracılığıyla faks göndermek ne kadar güvenli?
Çevrimiçi faks hizmetleri, sabit hat kullanmak yerine internet ağınız üzerinden veri gönderir. Şirketler dijital çözümleri benimsemeye çalıştıkça bu yöntem daha popüler hale geliyor. Bununla veriler iletim sırasında ve başlangıç ve bitiş konumlarında şifrelenebilir ve korunabilir.
Çevrimiçi faks, herkesin bulması için makinede fiziksel bir kağıt parçası bırakmak yerine, bu verileri göndermeden önce ve sonra “beklemede”yken şifreler. Bu nedenle, bir bilgisayar korsanı kimlik avı, parola algılama veya yazılım açıkları yoluyla ağınıza erişim kazanırsa, depolanan faks bilgileriniz üçüncü bir tarafça ele geçirildikten sonra bile okunamaz ve kullanılamaz durumda kalır.
Birçok İnternet Protokolü Üzerinden Ses (VoIP) sağlayıcısı, aylık abonelik seçeneklerine kullanışlı bir eklenti olarak bulut tabanlı çevrimiçi faks hizmetleri sunar. Eklentiler genellikle iletimlerinizi ve saklanan dosyalarınızı korumak için gelişmiş uçtan uca şifreleme içerir, ancak sağlayıcınızın veri yönetimine yaklaşımı hakkında bilgi almak her zaman iyi bir fikirdir.
Ayrıca aşağıdakiler gibi modern güvenlik protokollerini takip ederek güçlü ağ güvenliğinin korunmasında proaktif bir rol oynayabilirsiniz:
- Güçlü şifreler belirlemek büyük ve küçük harflerin yanı sıra semboller ve sayılar da içerir.
- Yazılımın düzenli olarak yükseltilmesi Güvenlik duvarı ve kötü amaçlı yazılımlara karşı korumanın en son sürümlerini sağlamak için.
- Firmware’in düzenli olarak yükseltilmesibilgisayarlar ve akıllı telefonlar gibi özel iş cihazları dahil.
- Özel bir internet ağı kullanmaVoIP tarafından barındırılan Özel Şube Değişim sistemi gibi.
- Tüm ekip üyelerini eğitmek Özellikle evden veya işyeri dışında bir yerden çalışırken ağ güvenliğini korumaya yönelik en iyi uygulamalar hakkında.
Faks, e-postayla karşılaştırıldığında güvenli midir?
Herkese açık bir cihaza gönderilen bir faks, güvenli olmayan bir ağdaki bir e-posta hesabı kadar veri hırsızlığına karşı savunmasız olabilir; dolayısıyla bu, sistem güvenlik protokollerini ne kadar iyi anladığınıza ve takip ettiğinize bağlıdır. Hatta makinenizin yetkisiz kişilerin erişimine açık olması veya sabit diskinizin ana sunucunuza bağlı olması durumunda, özel ofisinizden faks göndermek bile sizi güvenlik ihlallerine açık bırakabilir.
Aynı zamanda, kendi özel, güvenli ağınız da dahil olmak üzere, e-posta yoluyla gönderdiğiniz tüm hassas bilgiler, alıcının ağının e-posta güvenlik tehditlerine karşı korumasız olması durumunda potansiyel olarak saldırıya uğrayabilir. Özellikle büyük dosya ekleri ve köprüler, tüm cihazınızı veya sisteminizi bozabilecek tehlikeli kötü amaçlı yazılımların kapısını açtıkları için günümüz bilgisayar korsanlarının favori araçlarıdır.
Bu nedenle birçok tıbbi sağlayıcı hasta bilgilerini yalnızca önceden belirlenmiş bir şifreyle erişilebilen güvenli bir çevrimiçi portal kullanarak iletir. Birçok modern işletme, dosyaları ekip üyeleriyle veya müşterileriyle paylaşmak için Dropbox (AES 256 bit şifrelemeyi de kullanan) gibi güvenli bulut depolama çözümlerini de benimsiyor.
Analog faks belirli potansiyel riskler taşısa da, oldukça güvenli bir sabit hat ağına bağlı olması nedeniyle güvenilir bir iletişim yöntemi olmaya devam etmektedir. Uygun önlemleri alarak, hassas bilgileri güvenilir bir şekilde fakslayabilir ve yine de modern gizlilik düzenlemelerine uyumlu kabul edilebilirsiniz. Hangi iletişim yöntemini seçerseniz seçin, verilerinizin yalnızca güvenlik protokolleriniz kadar güvenli olduğunu unutmayın.
Kaynak: https://www.techrepublic.com/article/is-faxing-secure/