Faks Makinesi Nasıl Kullanılır veya Faks Makinesi Olmadan Belge Gönderme

Bu kısa kılavuz, geleneksel bir faks makinesinin nasıl kullanılacağını ve faksınız gönderilemiyorsa birkaç sorun giderme ipucunu kapsar.

Ayrıca faks makinesi, çok işlevli yazıcı ve hatta telefon hattı gerektirmeyen birkaç çevrimiçi faks seçeneğini de ele alacağım. iPhone, Android veya bilgisayarınızdan faks göndermek için internet bağlantısından başka bir şeye ihtiyacınız yoktur.

Faks makinesi nasıl kullanılır

Faks makinesi dediğimizde, belge besleyici tepsisi ve telefon hattına bağlantı ile fiziksel sayfaları tarayıp ileten bağımsız bir donanımdan bahsediyoruz. Aşağıda geleneksel bir faks göndermek için uygulamanız gereken adımlar verilmiştir.

1. Adım: Gücü ve bağlantıyı kontrol edin

Güç düğmesine basın ve kontrol panelinin ışığının yanmasını bekleyin. Bu gerçekleştiğinde makinenin kullanıma hazır olduğunu bilirsiniz. Faks makinesi sık kullanılmıyorsa, faks makinesinden gelen telefon hattı kablosunun duvar prizine sağlam bir şekilde takıldığından emin olun.

2. Adım: Faks kapak sayfası ekleyin

Özellikle birden fazla kişinin aynı makineyi kullandığı bir işletmeye gönderiyorsanız, faksladığınız belgeye bir kapak sayfası eklemek iyi bir uygulamadır. Bu hiçbir şekilde gerekli değildir ancak faksın doğru kişiye ulaşmasını sağlamaya yardımcı olur.

Bazı kuruluşlar faks kapak sayfasına ihtiyaç duyabilir; bu nedenle gereksiz gecikmeler yaşanmadığından emin olmak için bunlara dikkat edin.

Bir kapak sayfası genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:

• Şirketinizin adı.
• İletişim bilgileriniz.
• Alıcının adı ve faks numarası.
• Toplam sayfa sayısı.
• Gönderim tarihi.

Kapak sayfanız hazır olduğunda, onu gönderdiğiniz belgenin ilk sayfasının üstüne yerleştirin. Sayfalar kapak sayfasından başlayarak önden arkaya doğru düzenlenmelidir. Düzenli kalmak için kullanabileceğiniz birkaç faks kapak sayfası şablonunu burada bulabilirsiniz.

3. Adım: Belgeyi faks makinesine yerleştirin

Belgeyi yüzü yukarı mı yoksa yüzü aşağı mı yerleştirmeniz gerektiğini belirlemek için besleme tepsisine bakın. Belgenizin hangi yöne bakması gerektiğini belirledikten sonra onu besleme tepsisine yerleştirin.

Göndermeniz gereken tüm sayfaları, ilkinden sonuncuya kadar doğru sırada harmanlayarak ekleyin.

İpucu: Besleyici tepsisi için doğru boyutta olmayan bir çeki veya belgeyi fakslamanız gerekiyorsa, önce bunun bir fotokopisini alın.

Adım 4: Hedef numarayı girin

Belgeyi gönderdiğiniz faks makinesinin numarasını çevirmek için tuş takımını kullanın. Gerekirse alan kodu ve ülke kodu da dahil olmak üzere numaranın tamamını girdiğinizden emin olun. Ayrıca, işletmeniz arama yapmak için bir kod gerektiriyorsa, her şeyden önce bunu eklemeniz gerekir.

Dışarıyı aramak için kod gerektiren bir makineden gönderilen örnek faks numarası şu şekilde görünebilir: 9-225-555-9876.

5. Adım: Gönder’e basın

tuşuna basın Göndermek veya Başlangıç düğme. Kendinizi bip seslerine, vızıltılara ve genel çığlık seslerine hazırlayın. Gürültü endişe verici olabilir ancak bu, çalıştığı anlamına gelir.

Gönderdiğiniz tüm sayfaların besleyiciden geçmesini bekleyin.

6. Adım: Faksın gönderildiğini onaylayın

Tüm sayfalar gönderildikten sonra faks makinesi bir iletim raporu yazdıracaktır. Raporda yer alan ayrıntılar makineler arasında değişiklik gösterir ancak genel olarak aşağıdakileri içerir:

• Tarih ve saat: Faks gönderildiğinde.
• İletim durumu: Faksın başarıyla mı gönderildiğini yoksa başarısız mı olduğunu belirtir.
• Sayfa sayısı: Gönderilen sayfa sayısı.
• Hedef numarası: Belgenin gönderildiği faks numarası.
• Hata kodları: İletim başarısız olursa, sorunun teşhisine yardımcı olmak için hata kodları görüntülenebilir.
• Süre: İletim ne kadar sürdü?

İletim raporu faksın başarılı bir şekilde gönderildiğini doğrularsa, işlem tamamdır! Faks başarısız olursa aşağıdaki sorun giderme bölümüne geçin.

Faks sorun giderme ipuçları

Faksın sinir bozucu olabileceğini biliyorum, ancak yardımcı olabilecek birkaç basit düzeltme var:

• Bağlantıyı kontrol edin: Telefon kablosunun güvenli bir şekilde bağlandığından ve çevir sesi olduğundan emin olun. İyi bir bağlantı başarılı fakslamanın ilk adımıdır.
• Kapatıp tekrar açın: Bunun klasik bir BT tavsiyesi olmasının bir nedeni var; genellikle işe yarıyor.
• Kağıt sıkışmalarından kaçının: Sayfalarınızın hiçbirinin besleyicide sıkışmadığından emin olun. Biri sıkışırsa yavaşça çıkarın, kağıdı düzeltin ve tekrar deneyin. Yalnızca sıkışan sayfayı değil, muhtemelen belgenin tamamını yeniden göndermeniz gerekeceğini unutmayın.
• Hata mesajlarını kontrol edin: Çoğu iletim raporu, hata kodları gibi faksın neden başarısız olduğuna ilişkin bilgiler içerir. Faks makinenizin kılavuzundaki hata kodlarına bakın ve sorunu düzeltmek için talimatları izleyin. Elinizde kılavuz yoksa veya talimatlar kafa karıştırıcıysa yardım için müşteri hizmetlerini arayın.

Hâlâ sorun yaşıyorsanız, faks gönderilmediğinde ne yapılması gerektiği hakkında yazdığım bu tam uzunluktaki yazıya göz atın.

Faks makinesini kullanmak için telefon hattına ihtiyacım var mı?

Hayır, faks makinesini kullanmak için telefon hattına ihtiyacınız yok. Analog faks telefon adaptörü (ATA) yardımıyla, aynı eski faks makinenizi veya çok işlevli yazıcınızı telefon hattı yerine internet üzerinden faks göndermeye devam edebilirsiniz.

İşte bunu nasıl yapacağınız:

1. Bir ATA satın alın. ATA cihazı, güç adaptörü, Ethernet kablosu ve standart telefon kablosuyla birlikte gelir.
2. Telefon kablosunun bir ucunu faks makinenize, diğer ucunu da faks makinenize bağlayın. Telefon 1 ATA’daki bağlantı noktası.
3. Ethernet kablonuzun bir ucunu internet ATA’daki bağlantı noktasına ve diğer ucu internet yönlendiricinize.
4. Güç adaptörünün dairesel ucunu ATA aygıtına bağlayın ve diğer ucunu elektrik prizine takın.
5. ATA’yı açın. Faks makineniz artık internet özelliklidir; bu, bir telefon hattına ihtiyaç duymadan web üzerinden faks gönderip almaya hazır olduğu anlamına gelir.

Çevrimiçi olarak faks gönderebilir miyim?

Kesinlikle. Çevrimiçi faks hizmetleri, donanım hariç, normal faks makineleri gibi çalışır.

Sürecin nasıl işlediğine dair basitleştirilmiş bir dökümü burada bulabilirsiniz:

1. Çevrimiçi faks hizmetine kaydolun ve hesabınızda oturum açın.
2. Alıcının faks numarasını girin, fakslamak istediğiniz belgeyi ekleyin (e-posta eki gibi) ve tuşuna basın. Göndermek.
3. Alıcı, belgeyi faks makinesinden veya çevrimiçi faks hesabından alacaktır.

Bulut tabanlı faks hizmetlerini kullanmanın birçok avantajı vardır.

• Kullanımı kolay: Çevrimiçi faks hizmetleri, eski tip faks makinelerinden daha basittir ve kullanımı genellikle daha hızlıdır ve aynı zamanda o kadar da gürültülü değildir.
• Dijital depolama: Dijital fakslar çevrimiçi olarak saklanabilir, böylece fiziksel depolamaya ihtiyaç duymadan bunları kolayca takip edebilirsiniz.
• Dijital imzalar: Çoğu çevrimiçi faks hizmeti, tarama, yazdırma ve imzalama zahmetine girmeden belgelerinize yasal olarak bağlayıcı dijital imzalar eklemenizi sağlayan yerleşik elektronik imza özelliklerine sahiptir.
• Uygun maliyetli: Çevrimiçi faks hizmetleri, özel telefon hatları, fiziksel faks makinesi donanımı ve kağıt ve mürekkep gibi sarf malzemelerinin masraflarını ortadan kaldırır.

Kuruluşlar neden hâlâ faks makinesi kullanıyor?

Bilmiyorum. Kesinlikle faks göndermenin en kolay yolu değil.

Çevrimiçi faks ile büyük faks makinelerine, kağıda veya özel bir telefon hattına gerek yoktur. Herkes doğrudan telefonundan, tabletinden veya bilgisayarından faks gönderip alabilir.

İşletmeler için bulut tabanlı faks, daha da büyük avantajlar sunuyor. Bu hizmetler mevcut iş akışları ve yazılımlarla sorunsuz bir şekilde bütünleşerek verimliliği artırır ve manuel veri girişini azaltır.

Eskiden çevrimiçi faks, sabit hat üzerinden yapılan geleneksel faks kadar güvenli değildi, ancak günümüzün satıcıları şifreleme ve güvenli bulut depolama sunarak veri gizliliği düzenlemelerine uygunluğu garanti ediyor. Çevrimiçi faksı destekleyen ve en katı yasal gereklilikleri karşılayan HIPAA uyumlu VoIP çözümleri mevcuttur.

Ayrıca işletmeler, yeni donanıma yatırım yapmadan kullanıcı ekleyip çıkararak faks ihtiyaçlarını kolayca ölçeklendirebilir.