Modern faks makineleri tek bir sayfayı 15-30 saniyede iletebilirken eski modeller sayfa başına bir dakikaya kadar sürebilir. Yüksek çözünürlük ayarları, ağ veya telefon hattı bağlantısındaki düşük hat kalitesi gibi faks iletimini de yavaşlatabilir.
Çok sayfalı fakslarda iletim süresi orantılı olarak artar. Örneğin 10 sayfalık bir belgenin sayfa başına 30 saniyede fakslanması 5 dakika sürecektir.
Çoğu modern faks makinesi, belgenin başarıyla gönderildiğini belirten bir raporu veya e-postayı otomatik olarak oluşturacağından manuel teslimat onayını beklemek zorunda kalmayacaksınız.
Çevrimiçi bir faks hizmeti kullanıyorsanız, ayrıca bir e-posta onayı da alırsınız, ancak faksın gönderilmesi, geleneksel analog faks makinesindeki kadar uzun sürer.
Bu kılavuzda faks işlemini ele alacağız, böylece gönder tuşuna bastıktan sonra neler olduğunu anlayabilirsiniz. Ayrıca, bir onay alamamanız veya faksın iletilmemesi durumunda bazı temel faks sorun giderme adımlarını da anlatacağım.
Bir faksın ne kadar süreceğinin dökümü
Faksların gönderilmesi zaman alır çünkü bunlar, geleneksel sesli aramalar için kullanılan sistemin aynısı olan Genel Anahtarlamalı Telefon Ağı’na (PSTN) bağlıdır. Faks belgesini telefon hattı üzerinden gönderilebilecek analog sinyallere dönüştürme işlemi en çok zaman alan işlemdir; sinyalin kendisi neredeyse anında iletilir.
Faks gönderdiğinizde makineniz belgeyi telefon hattı üzerinden iletilen ses tonlarına dönüştürür. Doğruluğu sağlamak için her sayfa satır satır iletilir ve bu da zaman alır; genellikle sayfa başına 15-30 saniye. Bu işlem faks modemin hızından ve bağlantı kalitesinden etkilenir. Hat kalitesinin düşük olması hatalara neden olabilir ve bu da toplam süreyi artıran yeniden iletim gerektirebilir.
BAKIN: Faks modemler ve daha etkili alternatifler hakkında bilgi edinin.
Sürece daha yakından bakalım.
Faks nasıl çalışır?
Çoğu faksın A noktasından B noktasına gitmek için izlediği beş genel adım şunlardır:
- Öncelikle makine tarafından sisteme bir belge taranır. Bu tarama daha sonra dijital formata dönüştürülür. (Birkaç saniye ila birkaç dakika sürer).
- Dijital bilgi daha sonra bir kez daha ses tonlarına (bip sesleri ve tonlar) dönüştürülür ve ardından bir telefon hattı üzerinden gönderilir. (Neredeyse anında gerçekleşir).
- Ses sinyalleri bir telefon hattı üzerinden gönderilir ve alıcının faks makinesi tarafından alınır. (Ortalama bir dakika sürer).
- Alıcı makine ses tonlarını analiz edip çözer ve bunları tekrar dijital verilere dönüştürür. (Neredeyse anında gerçekleşir).
- Daha sonra faks makinesi belgeyi dijital verilerin gerektirdiği şekilde yazdırır (Yaklaşık bir veya iki dakika sürer).
Sinyalin bir fiziksel hedeften diğerine gönderildiği üçüncü adım, genellikle faks işleminin en uzun kısmıdır. Modern ekipman ve faks makinesinin nasıl kullanılacağına dair iyi bir anlayışla, diğer adımların çoğu yalnızca birkaç saniye sürecektir.
Çevrimiçi faks hizmetini kullanıyorsam ne olur?
Çevrimiçi faks hizmetiyle bir belge gönderdiğinizde, belge dijital olarak hizmetin sunucusuna iletilir ve bu sunucu daha sonra PSTN’ye bağlanır. Faks, oradan geleneksel faksta olduğu gibi telefon hatları aracılığıyla alıcının makinesine iletilir.
Bu nedenle, çevrimiçi bir hizmet kullanarak faks göndermek için sabit bir hatta ihtiyacınız yoktur; satıcı, analog telefon hatlarıyla ilişkili tüm arka uç altyapısını yönetir.
Ancak çevrimiçi faksın anında gerçekleşmesini beklemeyin. Belgenin yüklenmesi, dönüştürülmesi ve faks hizmetine iletilmesi internet üzerinden hızlı bir şekilde gerçekleşir. Ancak nihai teslimat hızı hâlâ alıcının makinesi ve bağlantısıyla sınırlıdır. Çevrimiçi faksın avantajı, daha yüksek hızda değil, verimliliğinde ve rahatlığında yatmaktadır.
Bir faksın gönderilmesinin daha uzun sürmesine ne sebep olur?
Faks makinenizin istediğiniz kadar hızlı çalışmadığını fark ettiniz mi? Bunun birkaç nedeni olabilir:
Makinenin yaşı ve kalitesi
Eski faks makineleri yeni modellerle aynı işlem gücüne sahip olmayabilir, bu da tarama ve kodlama sürecini yavaşlatabilir. Ayrıca makinenin kötü durumda olması veya bakımının düzgün yapılmaması daha fazla gecikmeye neden olabilir.
Faks makinesini yavaşlatabilecek yaşlanmayla ilgili bazı yaygın sorunlar şunlardır:
- Mekanik parçaların aşınması ve yıpranması.
- Faksları verimli bir şekilde gönderemeyen eski teknoloji ve yazılım.
- Makinenin içine sıkışan toz ve kir, makinenin işlevselliğini azaltır.
- Bilgisayarlar, telefonlar ve diğer faks makineleriyle uyumluluk sorunları.
Eski ve düşük kaliteli bir faks makinesi yalnızca işleri yavaşlatmakla kalmaz, aynı zamanda faksların kalitesinin düşmesine ve daha fazla hataya da yol açabilir.
Belgenin karmaşıklığı
Çok sayıda ince ayrıntıya, çok sayıda resme veya karmaşık düzene sahip belgelerin taranması ve iletilmesi, basit metin belgelerine göre daha uzun sürer. Bunun nedeni, faks makinesinin tüm ayrıntıları telefon hattı üzerinden gönderilebilecek dijital formata dönüştürmesinin zaman almasıdır.
Bu daha fazla veri gerektirir ve dolayısıyla daha fazla zaman alır.
Bu, yüksek çözünürlükte veya renkli olarak gönderilmesi gereken bir çeki veya başka türde ayrıntılı bir belgeyi fakslıyorsanız meydana gelebilir.
Telefon hattınızın kalitesi
Telefon hattınızda ses kalitesi sorunları varsa, bu durum faksınızın gönderilme ve alınma hızını etkileyebilir. Bunun nedeni, hatta parazit veya gürültü olması durumunda faks iletiminde kullanılan ses tonlarının kodunun düzgün şekilde çözülemeyebilmesidir.
Düşük hat kalitesi aramaların kesilmesine neden olacağı gibi, dengesiz bir bağlantı da faksın olması gerekenden daha uzun sürmesine veya tamamen başarısız olmasına neden olabilir.
Çevrimiçi faks hizmetleri için internet bağlantısı
En iyi iş telefonu hizmetleri ve UCaaS çözümleri genellikle faks yetenekleri sunar. Ancak bazen internet bağlantınızın kalitesi bir belgenin ne kadar hızlı iletilebileceğini etkileyebilir. Çevrimiçi faks hizmeti kullanıyorsanız ancak internetin istikrarsız veya yavaş olduğu bir bölgedeyseniz gecikmeler yaşayabilirsiniz.
Servis sağlayıcınız bakım veya yoğun trafik akışı gibi sunucu sorunları yaşıyorsa da yavaşlama yaşayabilirsiniz.
Bir faksın alındığı nasıl doğrulanır?
Faks gönderdiğinizde büyük ihtimalle bir onay sayfası alacaksınız. Bu genellikle varsayılan ayardır, dolayısıyla onay almak için herhangi bir ayar yapmanıza gerek yoktur. Ancak oluşmaması durumunda, faks makinenizin ayarlarına erişerek bir tane aldığınızdan emin olabilirsiniz.
Bir faks onay sayfası genellikle aşağıdaki ayrıntıları paylaşacaktır:
- Faksın alındığı tarih ve saat.
- Kaç sayfanın başarıyla iletildiği.
- İletim sırasında karşılaşılabilecek herhangi bir hata mesajı.
Bazı durumlarda, kağıt sıkışması veya alıcı makinedeki başka bir sorun nedeniyle onay sayfası oluşturulamayabilir. Böyle bir durumda, faksınızı alıp almadığını doğrulamak için alıcıyla doğrudan iletişime geçmeniz en iyisidir.
Peki ya faks günlükleri?
Faks günlükleri tüm faks iletişimlerinizi takip eder. Bu geçmiş kayıt, gönderilen ve alınan mesajların özetini almak isteyenler, resmi bir onay raporuna ihtiyaç duyanlar veya faks makinesindeki bir sorunu gidermek isteyenler için kullanışlıdır.
Geleneksel faks hizmetleri, faks günlüklerini makinenizin belleğinde saklarken, çevrimiçi faks hizmetlerinde her yerden erişilebilen bir dijital günlüğe sahiptir. Faks makinenizin kullanım kılavuzu veya faks hizmetinizin çevrimiçi bilgi tabanı, faks günlüklerinize nasıl erişeceğiniz konusunda sizi özel olarak yönlendirebilecektir.
Modern teknoloji fakslarınızı takip etmenin birkaç farklı yolunu da açtı:
- E-posta bildirimleri aracılığıyla.
- Gerçek zamanlı izleme ile.
- Çevrimiçi faks klasörünüzde.
- Düzenli olarak gönderilen teslimat raporlarıyla (günlük, haftalık veya aylık).
Şüpheye düştüğünüzde faks günlüklerinizle ilgili özel destek almak için üreticiyle veya müşteri hizmetleri ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
Hızlı sorun giderme ipuçları
Faks makinenizin veya faks hizmetinizin beklendiği gibi çalışmaması sinir bozucu olabilir. Sık karşılaşılan faks sorunlarını çözmeye yönelik birkaç yararlı ipucunu burada bulabilirsiniz:
Meşgul sinyali alıyorum veya cevap yok
Bazen alıcı makine meşgul olabilir veya geçici olarak kullanılamayabilir. Bunun nedeni genellikle hattın açık olmaması veya halihazırda başka bir faks alıyor olmasıdır. Yaklaşık 5 dakika bekleyin ve belgeyi tekrar göndermeyi deneyin. Bu işe yaramazsa bir saat bekleyin.
Sorun devam ederse alıcıyla iletişime geçin, faks numarasını doğrulayın ve makinesinin çalıştığından emin olmak için kendisiyle görüşün.
Faks makinem bana bir hata mesajı veriyor
Hata mesajları birçok anlama gelebilir. Bu, kağıt sıkışmasını, bağlantı sorunlarını, düşük mürekkep düzeylerini veya meşgul sinyalini gösterebilir. Bir hata mesajı aldığınızda, bir hata koduyla birlikte gelebilir. Bu, hatanın neden oluştuğuna dair fikir verebilecek bir sayı veya harf dizisidir.
Hata kodunu faks makinenizin kılavuzunda arayın veya çevrimiçi olarak arayın. Ardından sorunu çözmek için önerilen belirli adımları okuyun ve uygulayın.
Bulanık veya eksik metin/resimlerle çıktı
Bu sorun genellikle iki faktörden birinden kaynaklanmaktadır. Taranması zor olan düşük kaliteli bir belge kullanıyor olabilirsiniz; bu durum, bir belge birkaç kez kopyalandığında veya çarpık olduğunda meydana gelir.
Yüksek kaliteli bir belge kullanıyorsanız sorun makinenin kendisinde olabilir. Faksınızın kalitesini etkileyebilecek bazı faktörler arasında mürekkep düzeyleri, telefon hattının kalitesi ve makinenizin durumu yer alır.
Mürekkep seviyenizi kontrol edin ve gerekiyorsa değiştirin. Telefon hattınızda gürültü veya parazit gibi herhangi bir sorun olmadığından emin olun. Ve makinenizin bakımının uygun şekilde yapıldığından emin olun. Düzenli olarak temizleyin ve gerekirse servise gönderin.
Kaynak: https://www.techrepublic.com/article/how-long-does-fax-take/