İlk Bordro Çalışmanız için Adım Adım Kontrol Listesi

İlk maaş bordronuzu yürütmek heyecan vericidir, ancak aynı zamanda bunaltıcı ve hatta biraz korkutucu olabilir. Her şeyi doğru yapıp yapmadığınızı nasıl anlarsınız? İhtiyacınız olan tüm bilgilere sahip değilseniz ne olur?

Size yardımcı olmak için, ihtiyaç duyacağınız tüm temel belgelerin bir listesi de dahil olmak üzere, ilk bordro çalıştırmanız için nihai adım adım kontrol listesini bir araya getirdik.

İlk bordro çalıştırması adım adım kontrol listesi

Adım 1: Tüm belgelerinizi toplayın

İlk maaş bordronuzu yürütmek için, İşveren Kimlik Numarası (EIN) ve çalışanlar için W-4 veya W-9 formları da dahil olmak üzere birden fazla belgeye ihtiyacınız olacaktır. Bir sonraki bölümde ihtiyaç duyacağınız tüm belgelerin ana kontrol listesini bir araya getirdik, bu nedenle ilk bordronuzu çalıştırmaya hazırlanırken buna bakın.

Adım 2: Maaş bordrosu banka hesabı açın

Maaş bordrosunu çalıştırmak için kişisel bir banka hesabına değil, bir ticari banka hesabına ihtiyacınız olacak. Çoğu şirket, paranın diğer fonlarla karışmaması için yalnızca maaş bordrosu için özel bir banka hesabı kullanır. Şu anda maaş bordrosu için ayrılmış bir işletme bankası hesabınız yoksa bir tane oluşturmayı düşünün.

3. Adım: Bir ödeme dönemi seçin

Daha sonra, çalışanlarınıza ne sıklıkta ödeme yapacağınıza karar vermeniz gerekecek. Birçok işletme iki haftada bir ödeme planı uygularken, diğerleri ayda iki kez, hatta ayda bir ödeme yapmayı tercih ediyor. Şirketiniz için bir bordro planı belirleme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa ödeme dönemleri kılavuzumuza göz atın. Bir ödeme dönemi seçerken ilgili tüm hükümet düzenlemelerine uyduğunuzdan emin olun.

4. Adım: Bordro yazılımınızı kurun

Bordro yazılımı kullanıyorsanız (maaş bordrosunu manuel olarak çalıştırmak yerine), bordroyu ilk kez çalıştırmadan önce bordro yazılımınızı kurmanız gerekir. SurePayroll gibi kullanıcı dostu bir bordro yazılımı, ilk bordronuzu başarılı bir şekilde yürütmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olmak için kurulum sürecinde size yol gösterecektir.

Henüz bordro yazılımı platformuna karar vermediniz mi? 2024’ün en iyi bordro yazılımı için en iyi seçimlerimize bakın.

5. Adım: İşçi tazminatı sigortasını alın

50 eyaletten 49’u, işletmelerin faaliyet gösterebilmesi ve çalışanlara ödeme yapılabilmesi için işçi tazminatı sigortasına sahip olmasını şart koşuyor (Tek istisna Teksas’tır). Bazı eyaletler, tek bir çalışana ödeme yapacak olsanız bile bunu gerektirir. Eyaletinizin gerekliliklerini gözden geçirin ve uyumlu işçi tazminatı sigortasını alın, böylece ilk maaş bordronuzu çalıştırmaya hazır olun.

Adım 6: Brüt ücreti hesaplayın

Artık çalışanlara ne kadar maaş ödeyeceğinizi hesaplamaya başlamanın zamanı geldi. Başlamak için, her çalışan için brüt ücreti hesaplamanız gerekir (diğer bir deyişle, vergiler, sosyal yardımlar ve diğer kesintiler çıkarılmadan önceki ücretler).

Saatlik çalışanlar için, zaman çizelgelerini doğruluk açısından incelemeniz ve gerekli fazla mesai ve ücretli izinleri hesaplamanız gerekir. Maaşlı çalışanlar için fazla mesai konusunda endişelenmenize gerek yoktur, ancak ücretli izin sürelerini hesaplamanız gerekecektir.

Ayrıca tüm çalışanlar için komisyon, ikramiye ve geriye dönük ödeme gibi ek ödemeleri de hesaba katmanız gerekir. SurePayroll gibi bordro yazılımları bu hesaplamaları sizin için otomatik olarak yapacak, süreci hızlandıracak ve doğruluğu artıracaktır.

Adım 7: Net ücreti hesaplayın

Daha sonra, her çalışanın net ücretini elde etmek için tüm kesintileri hesaplamanız ve bunları brüt ücretten çıkarmanız gerekir. Öncelikle sosyal yardım primlerini, emeklilik fonu katkılarını, HSA katkılarını ve gider geri ödemelerini içeren vergi öncesi veya vergiden muaf düzenlemeleri hesaplayın.

Daha sonra vergileri hesaplayın ve federal gelir vergisini, Medicare vergisini, Sosyal Güvenlik vergisini, eyalet gelir vergisini, yerel vergileri ve ücret haczilerini stopajlayın. Son olarak, Roth IRA katkıları gibi vergi sonrası stopajları hesaba katın. Yine bordro yazılımını kullanmak bu hesaplamaları sizin adınıza otomatikleştirecektir.

Adım 8: Matematiği gözden geçirin

Bordroyu manuel olarak hesaplıyor veya bordro yazılımını kullanıyor olsanız da, tüm hesaplamaların doğru olduğundan emin olmak için bordroyu işlemeden önce matematiği gözden geçirmelisiniz. Bu, maliyetli hatalardan, hoşnutsuz çalışanlardan ve hatta yanlış vergiler nedeniyle devlet cezalarından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

9. Adım: Ödemeleri ve maaş bordrolarını dağıtın

Her şeyi tekrar kontrol ettikten sonra, çalışanlarınıza gerçekten ödeme yapmanın zamanı geldi. Çoğu çalışanın ödemeleri doğrudan mevduat yoluyla yapılacaktır, ancak onlara fiziksel kağıt çekler veya ödeme kartları aracılığıyla da ödeme yapabilirsiniz. Ayrıca her çalışan için bir maaş bordrosu oluşturmalı ve bunu onlara göndermelisiniz, böylece ikinizin de maaş bordrosu kaydına sahip olursunuz.

İlk maaş bordronuzu çalıştırmak için gereken belgeler

Aşağıda, ilk maaş bordronuzu yürütmek için ihtiyaç duyacağınız tüm belgelerin bir kontrol listesini hazırladık. Bu belgelere ilişkin daha ayrıntılı bir açıklama için, bordro için ihtiyaç duyacağınız belgeleri daha ayrıntılı olarak açıklayan özel kılavuzumuza bakın.

Şirket vergi bilgileri

• İşveren kimlik numarası: Bu, ABD federal hükümeti tarafından vergi ödemelerinizi takip etmek için kullanılır. IRS web sitesi aracılığıyla birkaç dakika içinde ücretsiz olarak bir EIN alabilirsiniz. Daha fazla bilgi için EIN’nin ne olduğunu açıklayan kılavuzumuza bakın.
• Devlet Kurumu Kimlik Numarası: Bu bir EIN’ye benzer ve eyalet hükümetine yatırdığınız vergi mevduatlarını takip etmek için kullanılır.
• Devlet işsizlik sigortası katkı payı oranı: 50 eyaletin ve DC’nin tamamında şirketlere uygulanan bir işsizlik vergisi var, ancak her biri farklı bir oran talep ediyor ve UI programlarını farklı şekilde yapılandırıyor.
• Bordro vergisi yatırma planı: Çoğunlukla federal ve eyalet vergileri üç ayda bir ödenir, ancak tarihleri ​​tekrar kontrol etmek her zaman iyi bir fikirdir.

Çalışan belgeleri

• Kişisel bilgi: Ödeme yapabilmek için her çalışanın tam yasal adına, doğum tarihine ve mevcut adresine ihtiyacınız olacak.
• İstihdamın başlangıç ​​veya bitiş tarihi: Bu sizin ilk bordro çalıştırmanız olduğundan, muhtemelen çalışanın başlangıç ​​tarihini kullanacaksınız.
• Vergi beyan numarası: Bu, çalışanın Sosyal Güvenlik numarası veya bireylere yönelik EIN’ye benzer olan Vergi Mükellefi Kimlik Numarası (TIN) olacaktır.
• Ödeme oranı ve tazminat ayrıntıları: Bu sadece saatlik ücreti veya maaşlı ücretleri değil aynı zamanda komisyon oranları ve ikramiyeler gibi gerekli tüm tazminat bilgilerini de içerir.
• Bilgilerin saklanması: Bu, çalışanın sosyal yardımlara ve vergilere yaptığı katkıları karşılamak için her maaş çekinden ne kadar para kesilmesi gerektiğini belirtir.
• Form I-9: Bu form her çalışanın ABD’de çalışmaya uygunluğunu doğrular
• W-4 Formu: Bu form her çalışan için tüm bu bilgileri özetlemektedir.
• W-9 Formu: Bu form, her bağımsız yüklenici için tüm bu bilgileri özetlemektedir.

Şirket Bilgisi

• Şirketin banka hesabı: Çalışanlara ve vergilere ödeme yapmak için bir şirket banka hesabına ihtiyacınız olacak.
• Şirket katkıları: Bir işveren olarak sağlık sigortası gibi belirli yardımlara katkıda bulunmanız gerekir.

Sıkça Sorulan Sorular

Maaş bordrosu oluştururken ilk önce ne yapmalısınız?

Amerika Birleşik Devletleri’nde ilk kez maaş bordrosu ayarlarken, bir İşveren Kimlik Numarası (EIN) almalı ve diğer gerekli belgeleri toplamalısınız. ABD’de, bir EIN’niz olmadığı sürece bordro çalıştıramazsınız, bu nedenle ilerlemek için ona ihtiyacınız var.

Bordro kontrol listesi neden önemlidir?

Hesaplamalarınızın mümkün olduğunca doğru olması için bir bordro kontrol listesi önemlidir. Maaş bordrosu kontrol listeniz yoksa fazla mesaiyi dahil etmeyi, kesintileri yanlış hesaplamayı veya vergi stopajını yapmayı unutabilirsiniz; bunların hepsi düzeltilmesi maliyetli hatalardır.

Maaş bordrosunun işlenmesi ne kadar sürer?

Maaş bordrosunun işleme koyulması baştan sona bir hafta kadar sürebilir. Şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak, bordronun fiilen çalıştırılması ve gerekli tüm onayların alınması birkaç gün sürebilir. Maaş bordrosu kesinleşip gönderildikten sonra, doğrudan ödemelerin çalışanların banka hesaplarına yapılması genellikle bir ila dört gün sürer.