Microsoft Access’te Rapor Kayıtları Nasıl Numaralandırılır

Bir rapordaki kayıtları numaralandırmak onu daha okunaklı hale getirebilir. Okuyucuların mevcut rekoru önceki ve sonraki kayıtlardan ayırt etmesine yardımcı olan tanıdık bir unsurdur. Buna ek olarak, gerçek bir analiz değeri vardır çünkü sayı bir şeyler ifade eder; öğrenci sayısı, ürün sayısı, sipariş sayısı vb. Hatta en iyi 10 listeyi almak için sonuçlara göre sıralama bile yapabilirsiniz. Neyse ki Access raporundaki kayıtları numaralandırmak kolaydır.

Bu makalede, Access raporundaki kayıtları nasıl numaralandıracağınızı öğreneceksiniz. İşleri basitleştirmek için mevcut bir raporu kullanacağız, ancak bunu yaparken bir sorunu ortaya çıkaracağız. Endişelenmeyin, çözüm basit ama mevcut Access nesneleriyle çalışırken meydana gelebilecek türden bir şey.

Basit Erişim raporundaki sayı kayıtları

Access 365 ile birlikte gelen Northwind eski veritabanını kullanıyorum (Şekil A). Devam etmek istiyorsanız, veritabanını değiştirebilmeniz için İçeriği Etkinleştir istemine yanıt verdiğinizden emin olun. Ayrıca veritabanı sizden oturum açmanızı isteyecektir.

Bizim amaçlarımız açısından hangi çalışanı seçtiğinizin hiçbir önemi yoktur.

AKADEMİ: Microsoft Office Pro Plus 2019’daki uygulamaları satın alın ve nasıl kullanacağınızı öğrenin.

Şekilde gösterilen mevcut Aylık Satış Raporu raporuna bir numaralandırma satırı ekleyeceğiz. Şekil B. Bununla birlikte, takip etmek için hemen hemen her raporu kullanabilirsiniz.

Rapora nasıl erişilir?

Northwind, açık veya kapalı bırakabileceğiniz ana formu açacaktır.

Aylık Satış Raporu raporuna şu şekilde erişerek başlayalım:

1. Gezinti Bölmesinde, üstteki Northwind açılır menüsüne tıklayın ve Nesne Türü’nü (Şekil C). Bunu yapmak bize veritabanındaki tüm raporlara hızlı erişim sağlayacaktır.

2. Raporlar bölümünü genişletin ve Aylık Satış Raporunu bulun. Tasarım Görünümünde açmak için sağ tıklayın (Şekil D).

Yeni kontrol nasıl eklenir?

Rapor Tasarım Görünümü’nde açıkken, Ayrıntılar bölümüne yeni bir denetim eklemeye neredeyse hazırsınız. Bunu yapmadan önce, yer açmak için mevcut kontrolleri sağa taşımalısınız. Kendi raporunuzla çalışıyorsanız ve bu adımı uygulamanıza gerek yoksa bir sonraki bölüme geçebilirsiniz.

Örnek raporla birlikte takip ediyorsanız aşağıdakileri yapın:

1. Formdaki tüm kontrolleri seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.
2. Düzenle sekmesine tıklayın.
3. Tablolar grubunda Düzeni Kaldır (Şekil E). Bu adım her zaman gerekli olmayabilir ancak bu ayar etkinleştirilirse kapatana kadar kontrolleri taşıyamazsınız.

4. Tüm kontrollerin seçimini kaldırmak için formun arka planında herhangi bir yeri tıklayın.
5. Shift tuşunu basılı tutun ve Ay Başlığı bölümünde Ürün ve Satış kontrollerine tıklayın. Daha sonra Ayrıntılar bölümünde SatışGrubuAlanı ve Toplam Satış kontrollerine tıklayın.
6. Yeni bir numaralandırma kontrolüne yer açmak için iki kontrolü sağa sürükleyin (Şekil F).

Kontrol için yer açtıktan sonra onu eklemek çok kolaydır:

1. Gerekirse Rapor Tasarımı sekmesine tıklayın.
2. Kontroller bölümünde Metin Kutusu’na tıklayın.
3. Bir Metin Kutusu kontrolünü (Şekil G). Şu anda, mevcut bir kontrolün ötesine uzandığı için bunu ayırt etmek zor.

4. Metin kutusunu seçin ve =1 ( ifadesini girin)Şekil H). İfade, denetimin Denetim Kaynağı özelliği olacaktır.

5. Metin Kutusu kontrolü hâlâ seçiliyken sağ kenarı tutun ve genişliği azaltmak için sola sürükleyin; böylece mevcut kontrolü görebilirsiniz.
6. Daha sonra, Metin Kutusu kontrolünün etiketini Metin Kutusu kontrolünün arkasında zar zor görebilirsiniz. Ayrı olarak seçin ve Sil (Şekil I).

Değişen toplam nasıl hesaplanır

Bu noktada denetim yerindedir ve Rapor Görünümü’nde görünür ancak ardışık sayıların listesini döndürmez. Olduğu gibi, her kayıt için 1 sayısını döndürecektir. Neyse ki bu basit bir düzeltmedir:

1. Tasarım Görünümü’nde Metin Kutusu kontrolü hâlâ seçiliyken, Özellik sayfasındaki Veri sekmesine tıklayın. Özellik sayfası görünmüyorsa açmak için Metin Kutusu denetimine çift tıklayın.
2. Ayarın açılır menüsünden Değişen Toplam özelliğini Tümünün Üzerinde olarak değiştirin (Şekil J).

Sonunda raporu görüntülemeye hazırsınız; Görünümler grubundaki Görünümler açılır menüsünden Rapor Görünümü’nü seçin. Ayrıca raporun sekmesine sağ tıklayıp Rapor Görünümü’nü de seçebilirsiniz. Şekil K biraz sürpriz olan sonuçları gösteriyor; 7 rakamı eksik.

Sorun giderme

Kendi verileriniz ve raporlarınızla çalışırken böyle bir hatayla karşılaşmanız pek olası değildir, ancak bu özel raporu seçmemin nedeni de budur. Tartışmadığımız pek çok şey oluyor ve bu nedenle numaralandırma kontrolü beklendiği gibi çalışmıyor.

BAKIN: Access’in sizin için uygun olup olmadığından emin değil misiniz? Bu en iyi veritabanı DevOps araçlarına göz atın.

Kısa çözüm, Değişen Toplam ayarını Tümü Üzerinden Grup Üzerinden olarak değiştirmektir. Kuşkusuz bu pek mantıklı gelmiyor -henüz değil- ama işe yarıyor.

Biraz hafiyelik yaparak SalesGroupField ve Total Sales alanlarının değerini ayarlayan bir açık rapor olay prosedürü bulabilirsiniz (Şekil L). Çok fazla teknik açıklamaya girmeden, rapor gruplandırılmış bir rapordur ancak raporu Tasarım Görünümü’nde görüntülediğinizde bunu bilemezsiniz.

Mevcut bir raporu değiştirirken raporun beklendiği gibi çalışmadığı durumlarla karşılaşmak kolaydır. Bu durumda bir VBA olay prosedürünü veya makroyu arayın.

Otomatik Sayı hakkında birkaç kelime

Otomatik Sayı alanı eklemenin daha kolay olup olmayacağını merak ediyor olabilirsiniz. Otomatik Sayı alanları, düzgün sıralamayı değil benzersizliği sağlar. Bu iş için yanlış bir araçtır ve istenmeyen sonuçlara yol açabilir:

• Temel sorgunun veya raporun kayıtları nasıl filtrelediğine bağlı olduğunuzda, Otomatik Sayı değerlerinin raporunuzun kayıtlarını ardışık olarak doğru şekilde numaralandıracağının garantisi yoktur.
• Tablodan bir kayıt silinirse Otomatik Sayı da silinir; bu, rapordaki sonraki numaralandırma düzeninin eksik bir numaraya sahip olacağı anlamına gelir.

Bu makaledeki adımları izleyerek Erişim raporunuza etkili bir şekilde sıralı sayılar ekleyerek raporun anlaşılırlığını ve okuyucular için kullanılabilirliğini artırabilirsiniz.