Nakit Bazlı Muhasebe ve Tahakkuk Esaslı Muhasebe

Nakit esaslı muhasebe ve tahakkuk esaslı muhasebe, gelir ve giderleri takip etme biçimlerinin yanı sıra hangi tür işletmeler için en iyi şekilde çalıştıklarına göre farklılık gösterir. Küçük işletmeler, uygulanması ve sürdürülmesi kolay olduğundan nakit esaslı muhasebeyi tercih edebilir. Ancak daha büyük veya daha karmaşık işletmelerin, tahakkuk esaslı muhasebeden elde edebileceğiniz daha bütünsel mali resme ihtiyacı vardır.

Hem nakit hem de tahakkuk esaslı muhasebe ile QuickBooks Online gibi muhasebe yazılımları iş akışlarını otomatikleştirebilir ve hataları en aza indirebilir. Ancak muhasebeyi manuel olarak yönetiyorsanız, mali durumunuzu yönetmek için bu yöntemleri nasıl kullanacağınızı bilmek zor olabilir, o yüzden hadi konuya girelim.

Nakit esaslı muhasebe nedir?

Nakit esası, işletmenizdeki gelir ve giderleri takip etmenin oldukça basit bir yoludur. Nakit esaslı muhasebeyle, ödemeleri gerçekten aldığınızda veya ödediğinizde gelir ve giderleri kaydedersiniz. Henüz almadığınız gelirleri veya henüz ödemediğiniz maliyetleri takip etmez veya kaydetmezsiniz.

Nakit esaslı muhasebe nasıl çalışır?

Nakit esaslı muhasebede, işletmeniz bir hizmet verdiyse ancak hala ödemeyi bekliyorsa, bu gelir henüz kayıtlarınıza yansıtılmaz. Temmuz ayında, son tarihi Ağustos olan bir fatura düzenlerseniz, gerçek ödemeyi Ağustos ayında alana kadar bu faturadan elde edilen geliri kaydetmezsiniz.

Benzer şekilde, eğer bir harcama yaptıysanız ancak henüz ödemediyseniz, nakit esaslı muhasebe, ödemenizi yapana ve para hesabınızdan ayrılana kadar gideri kaydetmemenizi gerektirir.

Bir işletme neden nakit esaslı muhasebeyi kullanır?

Bazı işletmeler, uygulanması nispeten kolay olduğundan nakit esaslı muhasebeyi kullanır. Devam eden giderleri veya gelir akışlarını takip etmenize gerek olmadığı için nakit muhasebesi, mali durumunuzu ve nakit akışınızı takip etmenin basit bir yoludur.

Ancak nakit esaslı muhasebenin, tahakkuk esaslı muhasebe de dahil olmak üzere diğer bazı muhasebe türlerinden daha az doğru olacağını unutmayın.

Tahakkuk esaslı muhasebe nedir?

Tahakkuk esaslı muhasebe, işletmenizin mali durumu hakkında nakit esaslı muhasebeye göre daha bütünsel bir görünümü temsil eder. Gelir ve giderleri oluştukları anda muhasebeleştirir.

Tahakkuk esaslı muhasebe nasıl çalışır?

Tahakkuk esaslı muhasebeyle, paranın henüz el değiştirip değiştirmediğine bakılmaksızın, satışlardan elde edilen geliri ve gider ödemelerini gerçekleştikleri anda kaydedersiniz. Yarın çok sayıda envanter satın aldıysanız, henüz faturayı ödememiş olsanız bile, sipariş verilir verilmez bu gideri kaydedersiniz.

Benzer şekilde, borçlu olduğunuz bir hizmeti gerçekleştiriyorsanız, ödemenizin yapılmasını beklemek yerine, o hizmetten elde edilen geliri, tamamlanır tamamlanmaz kaydedersiniz.

Bir işletme neden tahakkuk esaslı muhasebeyi kullanır?

Tahakkuk esaslı muhasebe, her olay meydana gelir gelmez tüm giderleri ve tüm gelirleri dikkate aldığından, işletmenizin mali sağlığına ilişkin nakit esaslı muhasebe sistemlerine göre daha doğru bir resim sunar. Tahakkuk esası size yalnızca şu anda ne kadar para ayırdığınızı değil, aynı zamanda bekleyen ödemeler ve masraflar netleştikten sonra mali durumunuzun nasıl görüneceğini de söyleyecektir.

Ancak doğruluk, tahakkuk esaslı muhasebeyi tercih etmek için iyi bir neden olsa da, uygulanması nakit esaslı muhasebe sistemine göre daha karmaşıktır. Tahakkuk esaslı muhasebenin GAAP’a (Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri) uyması gerekir ve takibi karmaşık olabilir.

Nakit ve tahakkuk muhasebesi arasındaki fark nedir?

Nakit esası ile tahakkuk esasına dayalı muhasebe arasındaki temel farklar şunlardır:

• Gider takibinin zamanlaması.
• Eşleşen prensip bağlılığı.
• Uygulamanın zorluğu.
• GAAP’a bağlılık.

Tahakkuk esaslı muhasebe, giderleri ortaya çıktığı anda takip ederken, nakit esaslı muhasebe, para gerçekten el değiştirene kadar bunların kaydedilmesini geciktirir. Bu, kayıtlarınızın ödeme faaliyetinizle eşleştiğinden emin olmak için ödenecek hesapları ve alacak hesaplarını takip etmeniz gerektiğinden, tahakkuk esaslı muhasebenin sürdürülmesini daha karmaşık hale getirir.

Nakit esaslı muhasebenin uygulanması ve sürdürülmesi daha kolay olsa da, tahakkuk esaslı muhasebe size genel işletme finansmanınızın daha doğru bir resmini verir. Tahakkuk muhasebesi hem şu anda hem de gelecekte yaptığınız ödemeleri ve maliyetleri içerdiğinden, nakit akışı hakkında daha iyi bir fikir edinebilirsiniz.

Nakit esası ayrıca, gelirlerin oluştukları dönemde ilgili giderlerle eşleştirilmesi kavramı olan eşleştirme ilkesine de uymamaktadır. Giderleri gerçekleşme zamanıyla eşleştirmek, belirli bir süre için net geliri hesaplamanıza olanak tanır.

Nakit ve tahakkuk muhasebesi örnekleri

Basit bir örnekle nakit esasının tahakkuk esaslı muhasebeyle nasıl karşılaştırıldığına bir göz atalım:

Şirketiniz Aralık ayında hizmet veriyorsa, müşteriye Ocak ayında fatura kesiyorsa, ödemeyi Şubat ayında alıyorsa, o zaman hizmetin sağlandığı zaman ile bunun için gerçekten ödeme aldığınız zaman arasındaki zamanlama üç ayı kapsar.

Eğer kullanırsan nakit esaslı muhasebe bu senaryoda, hizmetlerinizden elde ettiğiniz geliri, ödemenin gerçekten alınıp hesabınıza girdiği Şubat ayına kadar kaydetmezsiniz.

Eğer kullanırsan tahakkuk esaslı muhasebe bu örnekte, hizmetten elde edilen geliri, hizmetin gerçekleştirildiği Aralık ayında kaydedersiniz. Bu size şirketinizin mali açıdan nerede olduğuna dair daha doğru bir mali tablo sunar çünkü parayı birkaç ay daha alamayacak olsanız bile, belirli bir miktarda gelir borçlu olduğunuzu bilirsiniz.

Hangisini seçmelisiniz: Nakit esaslı muhasebe veya tahakkuk esaslı muhasebe

Hangi muhasebe sistemini seçeceğiniz, işletmenizin ne kadar büyük olduğuna ve mali kayıtlarınızın ne kadar hassas olmasını istediğinize bağlıdır.

Aşağıdakiler için nakit esaslı muhasebeyi öneriyoruz:

• Küçük işletmeler veya serbest çalışanlar.
• Alacak ve borçları minimum olan işletmeler.
• Envanteri olmayan şirketler.
• Yan dolandırıcılar.

Aşağıdakiler için tahakkuk esaslı muhasebeyi öneriyoruz:

• Karmaşık alacak hesaplarına sahip büyük işletmeler veya şirketler.
• Envanter taşıyan şirketler.
• Ön maliyetleri yüksek veya önemli ön ödemeleri olan işletmeler.
• Yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörlerdeki şirketler.
• Denetim veya dış raporlama gerektiren işletmeler.

Elbette işiniz için en iyi yöntem size bağlıdır ve hangisinin operasyonlarınıza en uygun olduğunu görmek için her ikisini de denemeniz gerekebilir.

Ancak hangi yöntemi tercih ederseniz edin, daha kolay yönetim için ücretsiz muhasebe yazılımı alarak muhasebe yükünüzü de hafifletebilirsiniz.