Sorunsuz Kurulum İçin 9 İpucu

İşletmeniz için bir VoIP sistemi kurmak, evinizde sahip olduğunuzdan biraz daha karmaşıktır. Konut VoIP kurulumu tak ve çalıştırdır; tek yapmanız gereken adaptörünüzü yapılandırmak, cihazlarınızı takmak ve aramaya başlamaktır.

Kurumsal bir VoIP kurulumu için uygulamayı gerçekleştirirken dikkate almanız gereken daha fazla faktör vardır. Ancak kurum içi BT desteğiniz olmasa bile süreci basitleştirmenin birkaç yolu vardır.

1. İpucu: Barındırılan VoIP’yi seçin

Şu anda mevcut üç tür VoIP dağıtımı vardır:

• Barındırılan VoIP: Bulut tabanlı VoIP olarak da adlandırılır; bu, VoIP sağlayıcınızın telefon sisteminizin tüm altyapısını (sahip olduğunuz fiziksel cihazlar hariç) koruduğu, güncellediği ve güvence altına aldığı anlamına gelir. Ekibinizin kullanması için tek yapması gereken bir web tarayıcısı veya uygulamadan sisteme giriş yapmaktır.
• Şirket içi VoIP: Bu tam tersi. Veri sunucularından bağlantı noktalarından yazılım güncellemelerine kadar tüm sistemi barındırır, bakımını yapar ve güvenliğini sağlarsınız. Bu, özel uyumluluk ve güvenlik gereksinimleri olan işletmeler için harika olsa da çok pahalıdır ve çok fazla kaynak gerektirir. Piyasada pek çok harika barındırılan VoIP sağlayıcısı varken, bu seçeneği nadiren öneriyorum.
• Hibrit VoIP: Bazen biri veya diğeri mümkün olmayabilir veya uygun maliyetli olmayabilir. Pek çok işletme halihazırda kendi altyapılarına onlarca veya yüzbinlerce dolar yatırım yapmış, eski sistemlerinin güvenliğine büyük ölçüde güvenmiş veya daha modern özelliklere ihtiyaç duyan bazı kullanıcılara sahip. Bu durumlarda işletmeler bazı bileşenlerin bakımını yaparken geri kalanını VoIP sağlayıcılarından alabilirler.

Bu seçenekler arasında barındırılan VoIP dağıtımı en kolay olanıdır. Yazılım, sunucu alanı, yedekler veya yükseltmeler konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Ayrıca, süreç boyunca sağlayıcıdan yardım alacaksınız, bu da onu kendi BT uzmanlarına sahip olmayan işletmeler için mükemmel bir seçim haline getiriyor.

Alışverişe başlamadan önce internet bağlantınızın gücünü kontrol etmenizi öneririm. Bant genişliği, hız ve kısıtlama, çağrı kalitesini ve herhangi bir zamanda yapabileceğiniz çağrı sayısını etkileyecektir. İnternetiniz yeterince güçlü değilse, yalnızca VoIP sisteminiz için yükseltme yapmanızı veya ayrı bir ağ eklemenizi öneririm.

Bir VoIP sağlayıcısını seçtikten sonra, yeni bir telefon numarası satın alabilecek veya mevcut numaranızı hiçbir ücret ödemeden taşıyabileceksiniz. Numara taşıma işlemi birkaç hafta sürebilir, dolayısıyla işlem tamamlanana kadar mevcut sisteminizi kullanmaya devam etmeniz gerekecektir.

2. İpucu: Önceden hazırlanmış telefonları alın

Yeni sisteminizle uyumlu olduğu sürece yeni masa telefonlarını herhangi bir satıcıdan satın alabilirsiniz. Ancak en kolay yol bunları doğrudan VoIP sağlayıcınızdan almaktır.

Her telefonun medya erişim kontrolü (MAC) adresi de dahil olmak üzere her şeyi sizin için yapılandıracaklar. Bu, her cihaza atanan ve ağınız üzerinden internete erişmesini sağlayan 12 haneli bir koddur.

Ayrıca sizin için hepsini beyaz listeye alacaklar, böylece her cihaz kutudan çıkar çıkmaz kullanıma hazır olacak. Karmaşık yapılandırmalara veya yetkilendirmelere gerek yoktur.

Pek çok işletmenin masa telefonuna hiç ihtiyacı yoktur. Yazılım telefonu özellikleri, oturum açan herkesin doğrudan bilgisayarlarından veya mobil cihazlarından arama yapmasına veya arama almasına olanak tanır. Bu rotaya gitmek uygulamayı daha da kolaylaştırır, ancak bu her zaman bir seçenek değildir. Alternatif olarak, biraz tasarruf etmek için yenilenmiş veya kullanılmış cihazları da satın alabilirsiniz.

3. İpucu: Ağ kararlılığına öncelik verin

VoIP arama kalitesi internet hızından çok daha fazlasına bağlıdır. Çoğu VoIP araması saniyede yalnızca 0,15 megabit gerektirir; Tipik ev internet bağlantılarının hızı yaklaşık 3 Mbps’dir; bu, ihtiyaç duyduğunuzdan yaklaşık 20 kat daha hızlıdır.

Ağ istikrarı genellikle yankıların, gecikmelerin ve değişken çağrıların asıl suçlusudur. Bu nedenle, ekibiniz yeni sisteminizi gerçekten kullanmaya başlamadan önce bunu kontrol etmeniz iyi bir fikirdir. Aşağıda gidermeniz gerekebilecek birkaç yaygın ağ kararlılığı sorunu bulunmaktadır.

Hizmet Kalitesi

Bu temel olarak VoIP aramalarına öncelik vermek için bant genişliğinizden yararlanmak anlamına gelir. Biraz ince ayar yaparak, yönlendiricinizi VoIP trafiğine öncelik verecek ve indirme veya internette gezinme gibi diğer etkinlikleri arka plana atacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Bir adım daha ileri gitmek için, bazı yönlendiriciler bireysel cihazlardan gelen trafiğin önceliklendirilmesine izin verir.

Gecikme

Bu, veri paketlerinin kaynaklarından (kim konuşuyorsa) hedeflerine (diğer uçtaki kişi) gitmesi için geçen süredir. Yüksek gecikme, yüksek gecikme anlamına gelir ve bu da acı verici ve sinir bozucu konuşmalara neden olur. 150 milisaniye, sisteminizde kesintileri ve gözle görülür derecede yavaş yanıtları önlemek için iyi bir standarttır.

Titreşim

Bu, bir ağda alınan veri paketlerinin gecikmesini ifade eder. Bir veri paketi hedefine ulaştığında titreşim, alıcı ağın paketi açarken yaşadığı gecikmeyi ifade eder. Titreşimle mücadele etmenin en etkili yollarından biri Ethernet bağlantısıdır. Alternatif olarak güçlü Wi-Fi sinyalleri de yardımcı olacaktır.

İpucu 4: Güvenliği bir gereklilik olarak kabul edin

Kötü niyetli kulak misafiri ve bilgisayar korsanları her zamankinden daha yaygın; bu nedenle güvenlik, sonradan akla gelen bir düşünce değil, kurulumunuzun önemli bir bileşenidir.

Şifreleme, sisteminizi güvende tutmanın en iyi yollarından biridir ancak birçok VoIP sistemi için varsayılan ayar değildir. Bu, özellikle şirket içi veya hibrit bir dağıtım yapacaksanız geçerlidir. Bulutta barındırılan VoIP ile, bunu talep edebilmeniz veya henüz etkinleştirilmemişse kendiniz açabilmeniz gerekir. Minimum TLS 1.3 kullanan bir sistem arayın.

Şifrelemenin yanı sıra şunları da göz önünde bulundurmalısınız:

• Güvenlik duvarı ayarları: Bir arama yapıldığında, sizinle alıcı cihaz arasındaki bağlantıya Oturum Başlatma Protokolü adı verilir. Bir güvenlik duvarı kurmak, sisteme yetkisiz erişimi engellerken SIP trafiğinin geçebilmesini sağlar; bu, yalnızca bağlı tarafların dinleyenler olmasını sağlar.
• Sanal özel ağ kurulumu: Birçok işletme, özellikle çalışanları evden çalışıyorsa veya sıkı güvenlik gereksinimlerine sahipse, bir VPN’den yararlanır.
• İki faktörlü kimlik doğrulama: Basit bir 2FA oluşturmak, kullanıcı hesaplarını genel anlamda güvence altına almanın en etkili yollarından biridir.

İpucu 5: Yüksek kaliteli ekipmanı tercih edin

Masaüstü telefonlardan kulaklıklara kadar üst düzey donanımlara yatırım yapmak karşılığını verir. Yalnızca daha az dayanıklılık sorunu yaşamakla kalmayacak, aynı zamanda daha fazla işlevsellik elde edecek ve yeni sisteminizden en iyi şekilde yararlanabileceksiniz.

Herkesin en üst düzey telefonlara ihtiyacı yoktur, ancak ihtiyaç duyanlar için ek maliyete değer. Aynı durum kulaklıklar, adaptörler ve konferans odası cihazları için de geçerlidir. Kalite için daha fazla ön ödeme yapmak, daha sonra değiştirmek zorunda kalmayacağınız için uzun vadede daha az maliyetle sonuçlanabilir.

Satın alma kararlarınızı verirken ekibinizin yaptığı iş türünü ve günlük olarak ihtiyaç duyabilecekleri işlevleri göz önünde bulundurun. Örneğin, eğer temsilciler kulaklık takarak uzun saatler harcıyorlarsa, uzun süreli kullanım için dayanıklı ve rahat bir ürün seçtiğinizden emin olun. Veya çağrı merkeziniz ortak masa modeliyle çalışıyorsa, herhangi bir cihazdan oturum açmayı destekleyen telefonlara ihtiyacınız olacaktır.

Ekipmanın başlangıçtan itibaren tüm gereksinimlerinizi karşıladığından emin olmak daha iyidir, çünkü aksi takdirde ekipmanı yükseltirken hem zaman hem de para kaybedebilirsiniz.

İpucu 6: VoIP sisteminizi özelleştirin

Basit ve kolaylaştırılmış otomasyonlardan, karmaşık otomasyonlara, kısayollara ve iş akışlarına kadar, VoIP sisteminizi konuşlandırılmadan önce özelleştirmek ekstra çabaya değer.

Başlangıçta dikkate almaya değer birkaç standart özellik şunlardır:

• Çağrı yönlendirme: Bu, aramaları farklı bir numaraya yönlendirmenizi sağlar. Birisinin işletmenizi mesai saatleri dışında aradığını varsayalım; hiçbir şeyin yanıtsız kalmamasını sağlamak için işletme sahibini telefonunu çalacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
• Otomatik çağrı dağıtımı: Bu rota herkesin hayatını kolaylaştırmak için perde arkasından çağrı yapıyor. Bir ACD sistemi, arayan kişi hakkında bildiği her şeye bakar ve çağrının kime gitmesi gerektiğine karar verir. CRM yazılımınıza bağlandığında özellikle iyi çalışır.
• Rahatsız etmeyin: Kesinti istemiyor musunuz? Çağrı bildirimlerini geçici olarak duraklatmak için bunu açabilirsiniz. Hatta bu çağrıları başka birine yönlendirebilir.
• İnteraktif sesli yanıt: Aramanızı yönlendirmek için bir numaraya basmak için sesli bir uyarıyı izlediyseniz, bir IVR sistemiyle etkileşime girmişsiniz demektir. Bu, arayanların ihtiyaç duydukları şeye göre kendilerini yönlendirmesine olanak tanır. Temsilcileri serbest bırakmak ve arayanları gitmek istedikleri yere mümkün olduğunca çabuk ulaştırmak için ACD ile birlikte çalışabilir.

İpucu 7: Ekibinizi eğitmeye zaman ayırın

Ekibinizdeki pek çok kişi yeni sisteminizi nasıl kullanacaklarını kendi başlarına çözebilir. Bu harika bir şey ama aynı zamanda hizmette tutarsızlıklara da yol açabilir ve bu da daha sonra daha fazla soruna neden olabilir.

İnsanları yeni bir sisteme alıştırmak için VoIP sağlayıcınızın sahip olduğu tüm kaynaklardan yararlanın. Birçoğunun eğitim modülleri ve materyalleri çevrimiçi olarak mevcuttur ve eğer yeterince büyük bir dağıtımsa, çalışanları eğitmek için özel bir şirket temsilcisi bile sunabilirler. Bazıları ayrıca yazılım telefonu ürünleri için uygulama içi eğitimler de sunmaktadır.

Herkesin beklenen iş akışları hakkında aynı talimatları ve bilgileri alması için en az bir kapsamlı eğitim oturumunu kesinlikle öneririm. Test çağrıları içeren özel bir seminere ev sahipliği yapmak, teknoloji konusunda daha az bilgili olan kişilere soru sorma, kendi başlarına deneme ve güvenli bir ortamda neye ihtiyaç duyduklarını öğrenme şansı verir.

8. İpucu: Uygulamaları iş cihazlarına önceden yükleyin

Sabit telefon kullanıyor olsanız bile, uygulamayı her kullanıcının iş tarafından verilen mobil cihazına veya bilgisayarına yüklemek, onlara sistemi kullanmaları için başka bir yol sağlar. Ayrıca, yetenekli olanlara BT ekibi kaynaklarını bağlamaya gerek kalmadan kendi ayarlarını yapılandırma seçeneği de sunacak.

VoIP sistemi kullanıma sunulmadan önce bu uygulamaları önceden yüklemek önemlidir, böylece işlevsellikle ilgili herhangi bir sorun veya soruyu çözmeye zaman kalır. Kurulduktan sonra kullanıcılar her yerden arama yapabilecek veya çağrı alabilecek, bu da uzaktan çalışma veya acil durum operasyonları için daha fazla olasılığın önünü açacak.

İpucu 9: Diğer yazılım entegrasyonlarından yararlanın

Entegrasyonlar VoIP sisteminizi ekibinizin her gün kullandığı diğer iş araçlarına bağlar. Pek çok işletmenin entegrasyonları yapılandırmanın zor olacağını düşündükleri için bunları görmezden geldiğini görüyorum.

Ancak çoğu VoIP sağlayıcısı, kurulumu gerçekten kolaylaştıran tek tıklamayla entegrasyon özelliklerine sahiptir. VoIP sistemleri CRM çözümleri, işbirliği araçları ve planlama yazılımlarıyla entegre olabilir. Ekibinizde bir geliştirici varsa özel bağlantılar ve daha iyi bir kullanıcı deneyimi için API’lerden yararlanabilirsiniz.

Bonus ipucu: Bütçeye dikkat edin

VoIP, vergiler, uyumluluk ücretleri ve kullanıma dayalı harcamalar dahil olmak üzere gizli ücretlerle ünlüdür. İlk faturanızın tam bir sürpriz olması ve devam eden faturaların aydan aya farklılık göstermesi alışılmadık bir durum değildir. Ayrıca internetinizi yükseltmenin, VPN kurmanın, uluslararası kullanımın, cihazların, adaptörlerin ve daha fazlasının maliyetlerini de düşünmelisiniz.

Bir VoIP sistemi için ne bekleyeceğiniz ve nasıl bütçe ayıracağınıza dair kapsamlı bir genel bakış için bu VoIP fiyatlandırma kılavuzunu okumanızı tavsiye ederim.